Découvrir les risques de fraude dans la société minière RH Records

À partir de septembre de cette année, les grandes entreprises minières et métalliques ayant des activités commerciales au Royaume-Uni seront soumises à une nouvelle infraction de «non-prévention de la fraude» (FTP).

Introduit dans la loi 2023 (ECCTA) (ECCTA) (ECCTA), FTP s'applique à la fraude commise par des personnes «associées» à une entreprise, où cette infraction est destinée à bénéficier à l'organisation ou à ses clients.

Les «personnes associées» peuvent être des employés, des agents ou des filiales d'une entreprise et inclure ceux qui effectuent des services au nom de l'entreprise.

L'utilisation d'agents locaux et de prestataires de services tiers, pour effectuer des fonctions telles que l'enquête sur les opportunités, la liaison avec les autorités gouvernementales, la garantie de permis et les autorisations, sont des dispositions de travail particulièrement courantes pour les sociétés minières, en particulier celles avec des succursales ou des opérations dans plusieurs juridictions.

Comme l'infraction FTP s'applique à toutes les entités et partenariats incorporés qui répondent à au moins deux des trois critères de qualification d'avoir plus de 250 employés; le chiffre d'affaires dépassant 36 millions de livres sterling; Et / ou des actifs dépassant 18 millions de livres sterling, cela prendra une large bande de sociétés minières et de métaux basées au Royaume-Uni, ainsi que des sociétés internationales ayant des bureaux britanniques.

L'industrie minière a toujours été considérée comme une zone à haut risque de fraude, car les opérations de raffinage minier et de métal sont souvent situées dans des juridictions ou des régions où les opportunités et les incitations à commettre une fraude sont répandues.

La gestion des coûts est également cruciale dans le secteur minière en raison de la fluctuation de la demande et des prix des métaux et des minéraux, ce qui augmente la pression pour contrôler les coûts et atteindre les objectifs par tous les moyens nécessaires.

De plus, les longues chaînes d'approvisionnement compliquées de l'industrie minière sont généralement opaques et peuvent offrir des opportunités à la fraude.

Focus de FTP

La nouvelle infraction du FTP passa l'objectif de prévenir les fraudes dont l'entreprise est la victime, la fraude commise par les employés ou les tiers associés qui bénéficient à l'organisation elle-même.

Des exemples de fraude commis par des entreprises du secteur minière et des métaux pour leur propre avantage peuvent inclure des matériaux qui ne sont pas livrés dans la quantité ou la qualité qui a été achetée; affirmer qu'il y a des employés sur la paie qui n'existent pas – par exemple pour se conformer aux réglementations locales de l'emploi; ou la falsification des documents, tels que les permis, les notes de livraison ou les factures pour accélérer ce qui peut être des projets frustrants.

Il est important de noter que, aux fins de la nouvelle infraction FTP, la fraude est distincte de la corruption, qui peut inclure le paiement des pots-de-vin, une pratique illégale qui est traitée par la UK Bribery Act, qui est entrée en vigueur en juillet 2011.

Comme la loi sur la corruption, la nouvelle infraction FTP devrait avoir un impact significatif sur les obligations de conformité des sociétés minières et des métaux au Royaume-Uni et à l'étranger.

Empêcher la fraude

Le FTP est une infraction pénale de responsabilité stricte, ce qui signifie que lorsqu'une fraude sous-jacente peut être prouvée, l'organisation sera jugée responsable de ne pas l'empêcher.

À condition que la fraude puisse être poursuivie (légalement et pratiquement) au Royaume-Uni, si elle est condamnée, l'entreprise peut recevoir une amende illimitée en plus de dommages de réputation importants.

La seule défense contre l'infraction est qu'une entreprise montre qu'elle avait en place des contrôles raisonnables et proportionnés pour gérer le risque.

Dans la plupart des entreprises minières et métalliques, comme dans d'autres entreprises, le plus grand risque sera les infractions commises par les employés ou les personnes qui travaillent pour l'entreprise en quelque sorte.

Selon le rapport mondial de l'Association des examinateurs de fraude (ACFE) 2024 aux nations, qui couvre tous les types de fraude, y compris ceux où les entreprises sont victimes de fraudes commises par des initiés ou des tiers, 78% des fraudes signalées l'année dernière ont été commises par des employés (37%) ou des gestionnaires (41%), tandis que les 19% restants ont été commis par des propriétaires ou des exécutifs.

Cela signifie que les équipes RH de l'entreprise minière devront jouer un rôle important en aidant à créer des cadres de contrôle efficaces, en fournissant des conseils sur les risques de personnes inhérentes aux choix effectués par l'entreprise, et en utilisant des données collectées et tenues sur des travailleurs individuels et sur la main-d'œuvre dans son ensemble pour aider à repérer lorsqu'il existe un risque de fraude.

Mais même là où les risques sont clairs, l'identification de la fraude avant qu'elle ne se déroule peut être délicat – en particulier pour les sociétés minières à l'échelle mondiale.

La plupart des sociétés minières auront désigné des agents responsables de la corruption et de la fraude dans le cadre d'un remise de conformité plus large.

Cependant, beaucoup devront désormais évaluer et comprendre leurs zones à haut risque par rapport à la nouvelle infraction FTP et réfléchir à quels contrôles supplémentaires doivent être mis en place.

Fraude-drapeau rouge

Bien que les motivations à commettre une fraude varient considérablement, les pressions humaines – telles que les difficultés financières personnelles, les objectifs de vente exigeants, le sur-travail, le mécontentement avec les conditions de travail et les problèmes de performance – sont des moteurs communs.

Si la récompense ou la structure de bonus d'une entreprise minière est pondérée d'une manière qui incite à tout prix le profit, cela peut servir de motivation de la culture d'entreprise aux employés à enfreindre les règles de fraude pour leur propre avantage personnel, qui peut avoir un effet d'entraînement qui crée une responsabilité pénale des entreprises.

La nature cyclique de l'exploitation minière signifie que les licenciements et les pertes d'emplois sont courants, ce qui peut également provoquer un stress des employés.

Les équipes RH ne sont pas toujours au courant des sentiments des employés, mais dans de nombreux cas, des problèmes tels que les problèmes de stress et de performance liés au travail, qui sont des indicateurs de drapeau rouge pour la fraude, seront informés des RH et documentés.

Les données du rapport de l'ACFE 2024 ont montré que près de la moitié des auteurs de fraude (45%) ont connu au moins un drapeau rouge lié à la RH, avec de mauvaises évaluations de performance (14%), la peur de la perte d'emploi (12%), et se voir refuser une augmentation ou une promotion (11%) citée comme les problèmes les plus courants.

Cependant, pour la plupart des sociétés minières, ces indicateurs de drapeau rouge ne sortiront pas du service des ressources humaines et aucune sauvegarde supplémentaire ne sera mise en place pour gérer le risque plus élevé.

Il y a de bonnes raisons à cela, comme les restrictions sur le partage des données personnelles en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que les attentes générales de confidentialité par les employés qui confondent les problèmes personnels dans leurs collègues RH.

Certains obstacles au partage d'informations, tels que les pratiques de travail cloisonnées et le manque de conscience de la façon de repérer le risque de fraude et de les gérer peuvent être surmontés par une formation, des politiques et des processus appropriés.

À condition que l'équipe RH ait identifié et soigneusement considéré une base licite (dont six en vertu du RGPD) pour partager les informations personnelles d'un employé, cela sera autorisé en vertu du RGPD. Dans le cas du FTP, la base légale est susceptible d'être «une obligation légale» – c'est-à-dire que le traitement des données est nécessaire pour que l'organisation se conforme à la loi.

Même lorsque les RH peuvent se sentir moins en mesure de faire rapport sur les individus, ils peuvent assumer la responsabilité de la cartographie des modèles et de l'escalade.

Par exemple, si un certain nombre de personnes se plaignent de ne pas atteindre leurs objectifs, les équipes RH devraient être en mesure de repérer ces modèles et de demander avec les gestionnaires si ces cibles sont au bon endroit.

D'autres modèles ou tendances pourraient inclure des parties de l'entreprise où ont été beaucoup de «désabonnement» – c'est-à-dire des personnes quittant l'entreprise et remplacées par de nouvelles recrues, ou il y a des postes vacants exceptionnels dans des rôles supérieurs; Cela pourrait signifier qu'il y a moins de surveillance des fonctions particulières en raison de l'instabilité ou du manque de personnes pour gérer les équipes, ce qui pourrait donner à la fraude l'occasion de se produire plus facilement.

Pour les personnes qui déclarent se sentir stressées ou mécontentes de leur travail, ou qui constituent des plans d'amélioration des performances (PIP), il est judicieux de déterminer si ces personnes ont un accès non essentiel à des matériaux ou des actifs qui leur donnent des possibilités de commettre une fraude, en particulier s'ils ont assumé des rôles pendant leur emploi et peuvent avoir un accès historique à des documents sensibles.

Les équipes RH minières devraient également envisager de travailler avec la haute direction et les directeurs d'équipe pour inculquer une culture et des canaux appropriés où les employés se sentent en mesure de parler, soit de leurs propres sentiments, soit des préoccupations concernant le comportement des collègues en matière de fraude.

Les directives gouvernementales sur la FTP déclarent que l'engagement de haut niveau des chefs d'entreprise est tenu de garantir que le risque de fraude est minimisé, détecté et empêché.

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Sarah Partridge-Smith est un avocat dans la pratique de la réglementation et des enquêtes et Alex McGregor est un partenaire de la pratique du litige chez Dentons.